Compliance

Målet med Witzenmanns Compliance Management-system är att efterleva alla globala lagstadgade regler som gäller för Witzenmann-gruppen och följa alla företagsinterna riktlinjer och grundläggande etiska värderingar och internationella standarder.

Compliance Management-systemet har införts i hela Witzenmann-gruppen. Systemet har fokus på Witzenmanns affärsaktiviteter och krav, och i synnerhet på de områden som visat sig vara relevanta för Witzenmann efter genomförda riskanalyser. Områden som är särskilt viktiga för Witzenmanns Compliance-arbete är mänskliga rättigheter och miljö, dataskydd, produktöverensstämmelse, konkurrensrätt, förebyggande av korruption och penningtvätt samt exportkontroll och sanktionsregler.

Lagenligt, hederligt och etiskt försvarbart agerande utgör grunden för hela Witzenmanns affärsverksamhet. Detta är en tydlig del av Witzenmanns uppförandekod.

Witzenmanns företagsledning och personal i ledande ställning är fullständigt införstådda med detta och föregår med gott exempel inför medarbetarna ("Tone from the Top/Middle").

Medarbetarna är alltid välkomna att vända sig till sina överordnade, företagsledningen eller de Compliance-ansvariga om de skulle ha frågor eller vilja påtala risker eller avvikelser i samband med Compliance-arbetet. Medarbetarna har också tillgång till ett underrättelsesystem där de åtnjuter särskilt skydd.

Compliance utgör en central del av arbetet för alla typer av chefer inom företaget. Genom organisatoriska åtgärder, särskilt genom införande av ändamålsenliga och transparenta processer samt tillhandahållande av nödvändiga resurser, säkerställer vi att Compliance Management-systemet tillämpas på ett fungerande sätt inom hela Witzenmann-gruppen.

Det övergripande ansvaret för Compliance Management-systemet ligger hos avdelningen för rätt och regelefterlevnad inom Witzenmann GmbH, som regelbundet och vid behov rapporterar direkt till den ansvariga företagsledaren. Avdelningen för rätt och regelefterlevnad utvecklar standarder för Compliance Management som gäller för hela Witzenmanngruppen och står även för rådgivning till de olika verksamhetsområdena i samtliga frågor som rör regelefterlevnad.

Avdelningen för rätt och regelefterlevnad understöds av Witzenmann-gruppens globala Compliance-nätverk. Alla internationella dotterbolag har en egen lokal kontaktpunkt för rådgivning om regelefterlevnad. Kontaktpunkten ger de ansvariga stöd i arbetet med regelefterlevnad och Compliance Management på plats, i synnerhet när det gäller att införa standarder som gäller för hela Witzenman-gruppen och att ta hänsyn till lokal lagstiftning.

Det som utgör grunden för hantering av efterlevnadsrisker hos Witzenmann är riskanalyser. Organisationen genomgår regelbundet systematiska riskanalyser när det gäller regelefterlevnaden. Riskerna som identifieras dokumenteras, analyseras och utvärderas.

Om omständigheterna kräver det utökas riskanalyserna med särskilda kontroller och riskutvärderingar.

Utifrån de identifierade regelefterlevnadsriskerna utvecklar och inför Witzenmann policyer och åtgärder som ska minska risken för att det sker regelbrott. Det inbegriper:

• Witzenmanns uppförandekod för medarbetare,
• Witzenmanns uppförandekod för leverantörer,
• ämnesspecifika riktlinjer och direktiv,
• process-, arbets- och organisationsanvisningar,
• granskning av affärspartners,
• utbildningar, e-kurser och workshops,
• konfidentiellt och på begäran anonymt underrättelsesystem,
• rådgivande funktion med ansvar för regelefterlevnadsfrågor.

Witzenmann informerar medarbetare och affärspartners via olika kanaler om de regelefterlevnadsstandarder som gäller för Witzenmann, bland annat genom interna meddelanden från företagsledningen och avdelningen för rätt och regelefterlevnad, genom personliga samtal, genom besvarande av frågor från kunder samt genom offentliga meddelanden på intranätet och på internet.

Witzenmanns medarbetare får regelbundet ta del av relevant utbildning i olika frågor som rör regelefterlevnad. Där får de information om hur de ska arbeta för att följa regler och agera etiskt. Det behovsbaserade utbildningsprogrammet omfattar både "vanliga" kurser och e-kurser.

Inom ramen för de regelbundna riskanalyserna hålls möten med relevant personal från de olika verksamhetsområdena där det ges ingående information om regelefterlevnad. De ansvariga har då möjlighet att ta upp och diskutera risker som är relevanta för deras arbetsområden och få svar av experter.

Alla medarbetare och organ inom Witzenmann kan dessutom närsomhelst vända sig till avdelningen för rätt och regelefterlevnad om de önskar rådgivning i frågor som rör regelefterlevnad. Om det skulle behövas kopplas även specialiserade juridiska rådgivare in.

Witzenmann gör kontinuerlig uppföljning av hur Compliance Management-systemet fungerar och kontrollerar om det finns behov av ändringar. Om det skulle tillkomma nya juridiska krav eller om riskbilden skulle förändras anpassas systemet efter de nya omständigheterna. I dessa fall utarbetas och implementeras nya åtgärder och processer.

Den kunskap och information som ger sig utifrån riskanalyser, granskningar, påpekanden från medarbetare och ledande personal och ev. efter upplysningar från underrättelsesystemet används löpande för att vidareutveckla och förbättra systemet.